Checklisten - Jubeltage leicht planen Jubeltage & Partys

So planst und organisierst du eine Launch Party in 5 Schritten

Dieser Beitrag enthält Links zu Partnern. Schon während der redaktionellen Arbeit zur Herbst/Winter-Ausgabe unseres Magazins „JubelMoments“ war für Nadja von partymoments und mich klar, wir würden eine Launch-Party machen, um diesen Jubelmoment – nämlich unsere erste Ausgabe – gebührend zu feiern! Jubeltage können nicht nur im privaten, sondern auch im beruflichen Kontext wichtige Meilensteine sein. Das großartige Gefühl etwas Neues hervorgebracht zu darf dann auch gefeiert werden. Ich möchte euch aber nicht nur einen Abriss unserer Launch Party geben, sondern habe mir überlegt, die Vorbereitungen zu unserer Veranstaltung sowie ein paar Tipps mit euch zu teilen. Also gibt’s jetzt meine 5 Schritte zur Planung und Umsetzung einer Launch Party :))

1. Früh genug Location suchen & Termin festlegen

Das kann mitunter einige Zeit beanspruchen, vor allem wenn man (wie wir) ein begrenztes Budget hat. Bei uns war die Location (Gott sei Dank) keine schwierige Angelegenheit. Bereits bei unserem letzten Shooting für das JubelMoments Magazin im Foyer des Urban Fitness „In Good Shape“ haben wir mit dem Gestdanken gespielt, auch die Launch Party dort stattfinden zu lassen. Dankenswerterweise hat sich Susanne Heidinger bereit erklärt uns ihre wunderschönen Räumlichkeiten zur Verfügung zu stellen. Allerdings mussten wir terminlich ein bißchen flexibel sein. Deshalb hier unser Tipp für euch: Beginnt in jedem Fall früh genug mit der Location-Suche um mit eurer Wunsch-Location einen geigneten Termin abzustimmen.

2. Gästeliste festlegen, Gäste einladen & Fotograf buchen

Für uns war klar, wir möchten passend zum Motto unseres Magazins: GOOD VIBES ONLY nur Gäste eingeladen mit denen wir diesen Jubeltag gemeinsam feiern wollen und nicht solche, die vielleicht strategisch klug gewesen wären. Das kommt natürlich auch auf die Art der Launch Party an. Wenn es von Interesse ist diverse MultiplikatorInnen einzuladen, muss dies natürlich bei dem Erstellen der Gästeliste beachtet werden. Nachdem Nadja und ich beide in unterschiedlichen Business-Bereichen tätig sind, bestand unsere Gästeliste aus einem feinen Mix aus Unternehmerinnen und Bloggerinnen! Ich kann euch sagen, mein Herz hüpft heute noch, wenn ich daran denke wie schön es war, dass sich alle Anwesenden mit uns gefreut haben. Vielen Dank nochmal dafür – wir schätzen das seeeehr!

Die Einladung selbst haben wir mit Mailchimp ausgeschickt und mit einem Formular auf meinem Blog verknüpft um die Zu- und Absagen gleich in strukturierter Form per E-Mail zu erhalten. Wir hatten eine Maximalanzahl von 45 bis 50 Gästen, weil die Kapazität der Location begrenzt war. Da nicht immer alle eingeladenen Personen Zeit haben, empfehle ich euch ca. 40% mehr Gäste einzuladen. Rechnet auch mit Absagen am selben Tag. Das können mitunter ca. 5-8 Personen sein. Und noch ein Tipp: Gebt Foto- bzw. Videodoukmentation in professionelle Hände. Nadja und ich wussten, dass wir im Trubel diesen Jubeltag nicht selbst fotografieren können und wollen. Deshalb haben wir den Unmutigen Fotografen engagiert, der für uns unschätzbare Erinnerungen festgehalten hat.

3. Sponsoren für Getränke & Fingerfood ansprechen

Vielleicht vorab: Wir haben auf ein Catering oder auch nur Catering-Personal verzichtet, weil wir unsere Launch Party sehr gemütlich und unkompliziert halten wollten: Getränke in Selbstbedienung und Fingerfood in Buffetform. Sicherlich nicht die edelste Art eine Launch Party zu feiern aber für uns die sympathischste. Natürlich muss man auch hier auf die Gäste und die Art des Lauches Rücksicht nehmen. Weil unser Budget, wie schon erwähnt sehr begrenzt war, hofften wir darauf Partner zu finden, die uns unterstützten. Und wir waren mehr als begeistert, denn wir konnten einige wenige aber wirkliche tolle Partner gewinnen. Unsere Gäste hatten die Möglichkeit sich an einer „Make your Gin“ Bar ihren HANSJÜRGEN GIN mit Organics Erfrischungsgetränken von Red Bull selbst zu mixen. Diese wurden sogar mit einem eigenen Cooler angeliefert, der super zur bestehenden Bar passte und uns das Kühlen der Getränke erleichtert hat. Auf alle Cider-LiebhaberInnen wartete ein spritziges Goldkehlchen und für diejenigen, die lieber ohne Alkohol feierten gab es Rotkehlchen und MAKAVA Iced Tea zur Erfrischung. Zusätzlich haben wir noch auf allen Tischen Wasserkrüge platziert. Vielen Dank nochmal an alle unsere Sponsoren!
So organisierst du eine Launch Party in 5 SchrittenSo organisierst du eine Launch Party in 5 SchrittenSo organisierst du eine Launch Party in 5 SchrittenSo organisierst du eine Launch Party in 5 SchrittenSo organisierst du eine Launch Party in 5 Schritten

Was die Speisen betrifft mussten wir extrem improvisieren (was uns Dank der Hilfe von Dekorateurin Mademoiselle Fée und Jubeltage-Redakteurin Mirjam gelungen ist), denn einen Tag der Launch Party sprang uns jemand ab, der Häppchen für das leibliche Wohl unserer Gäste liefern sollte. Mit verschiedenen Broten, Aufstrichen, viel Obst, Feigen sowie Grissini und den passenden Etageren und Porzellan von Mademoiselle Fée haben wir ein kleines Buffet gezaubert. Für die süßen Snacks sorgten Cutz Rocks mit leckeren Cookies, die aus Frozen Cookie Dough frisch gebacken werden sowie Popcut mit Cakepops, die übrigens auch mit Logo passend zur Launch Party bestellt werden können!

4. Sponsoren für Goodie Bags anschreiben

Als Bloggerin werde ich ganz oft zu Veranstaltungen eingeladen und bekomme Goodie Bags mit vielen Dingen, die ich mitunter gar nicht gebrauchen kann. Gerade deshalb war es Nadja und mir wichtig Produkte ins Goodie Bag zu geben, die wir selbst toll finden und unsere Gäste auch begeistern würden. So begannen wir Unternehmen anzuschreiben bzw. mit unseren Partnern aus dem Magazin zu sprechen ob sie gerne etwas beisteuern möchten. Und der Inhalt unserer Bags war genau sowie wir es uns vorgestellt hatten und hat perfekt zum Anlass sowie zum Produkt das gelaunched wurde gepasst! Zusätzlich zu den Produkten von:

haben wir noch Folder unserer Partner, die am Magazin direkt oder indirekt beteiligt waren in die Goodie Bags gelegt. Um Nerven und Zeit zu sparen wurden die Goodie Bags nicht erst am Tag der Launch Party befüllt. Das ist auch mein größter Tipp: Wartet nicht bis zum Schluss, sondern versucht alles was nur irgendwie vorher gemacht werden kann, so früh wie möglichst zu erledigen UND organisiert genügend HelferInnen für den Tag der Veranstaltung. Es gibt so viele (auch unerwartete) Kleinigkeiten zu erledigen und wenn man Unterstützung hat, kann man seine eigene Launch Party auch genießen :))).

So organisierst du eine Launch Party in 5 Schritten

5. Ablauf durchsprechen und Deko planen

Wir wollten bei der Launchparty unseres Magazins unseren Gäste beim Eintreffen das druckfrische Magazin mit ihrem Namen in die Hand überreichen. Dafür haben wir jedes mit einem Namenanhänger versehen und mit einer Schleife „verschlossen“. So wurden die Magazine gleichzeitig von allen erst nach unseren Begrüßungsworten geöffnet. Ihr könnt euch vorstellen, wie spannend das für unsere Gäste war.

Unser Wunsch war es eine „cozy“ Atmosphäre zu schaffen, auch hier hat uns Mademoiselle Fée unterstützt, denn sie hat mit sehr vielen Kerzen und Lichterketten dekoriert. Das Rundum-Branding der Location hat Nadja selbst in die Hand genommen und neben farblich passenden Papierfächern eine riesige Ballongirlande und diverse Logo-Ballons angebracht. Die Logo-Ballons kann man bei Nadja auf www.partymoments.at direkt bestellen. Das „Tüpfelchen auf dem i“ und auch eine schöne Erinnerung an diesem aufregenden Tag waren dann noch die handgezeichneten Illustrationen von Tina Wasenegger alias TIWA Design an der großen Tafelwand an der sich die Gäste mit Kreide verewigen konnten.

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Viel Spaß beim Planen eurer Launch Party! Wenn ihr Fragen habt, schreibt mich gerne via Instagram an :)

Alles Liebe
Karin

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